AFNOR definuje dokumentaci jako soubor technik pro kontinuální a systematické zpracování dokumentů a dat, včetně sběru, vykazování, analýzy, ukládání, vyhledávání, šíření těchto pro informaci uživatele.
Dokumentace je akce pro výběr, třídění, využívání a šíření v materiálu . Rozšířením dokumentace označuje všechny informace a dokumenty: například francouzskou dokumentaci .
Počítač dokumentace je počítačový systém , který poskytuje odpovědi na poptávky údajně relevantní, vybrané ze souboru dříve uložené vědění .
Přestože na počátku vývoje funkce dokumentace mohou objevit v průběhu XIX th století, Paul Otlet a Henri La Fontaine , belgické právníci jsou obvykle prezentovány jako prekurzory a dokonce i vynálezců současné literatuře. Otletovo základní dílo, Traite de dokumentace (1934), je ústředním prvkem v historii dokumentace a jejích technik. Během první poloviny XX th století industrializace vede k intenzivní produkci informací, tedy techniky pro sběr a zpracování informací se vyvíjely souběžně zřizují dokumentační služby kolem ekonomických pólů. Ve Francii se první dokumentační standardy objevily v roce 1943 a samotný termín „dokumentace“ měl tendenci se vnucovat a dokumentarista se čím dál více odlišoval od knihovníka .
Ale více po druhé světové válce jsme byli svědky fenoménu dokumentární exploze: nárůst počtu dokumentů ve všech kategoriích se stal exponenciálním. Technologický pokrok, zejména v oblasti IT, umožňuje odborníkům na dokumentaci zvýšit a automatizovat práci při sběru, zpracování a správě dat. V 70. letech se v každodenní slovní zásobě objevily „informační vědy “ a byl vytvořen první DESS v dokumentaci a informačních vědách.
Dokumentace je stále přítomna v nových digitálních prostředích a v digitálním světě je pravděpodobně ještě legitimnější, jak ukazuje Olivier Le Deuff ve své práci La Documentation dans le numérique tím, že připomíná, že dědictví myšlenky Paula Otleta má být plodné. A že Otletovy návrhy šly daleko za papírovou knihu.
Během XX th století, dokumentace stává „vědecká disciplína s vlastními techniky a metody. Využívá vědy, jako je lingvistika , matematika , informatika . Má vlastní literaturu, o čemž svědčí mnoho specializovaných francouzských a zahraničních časopisů . Dokumentace se skutečně stala zpracováním informací […] ve všech jejich podobách “.
Pojem „dokumentace“ tedy ve skutečnosti zahrnuje několik myšlenek: soubor dokumentů organizovaných za účelem šíření informací, dokumentování sebe sama, profesionální činnost nebo funkce vykonávaná dokumentaristy, dokumentace ve společnosti.
Hlavní funkcí dokumentace je zpřístupnění informací uživateli s potřebou znalostí. Pro nejlepší splnění tohoto cíle je nezbytná řada operací a tyto operace představují to, co se běžně nazývá „ dokumentární řetězec “: shromažďování, zpracování a šíření informací.
Tyto různé operace jsou však nákladné z hlediska času a zdrojů a vyžadují vhodné struktury. Dokumentární práce se proto obvykle provádí v rámci organizovaných služeb. Existuje mnoho názvů, které popisují dokumentační službu : dokumentační středisko nebo služba, dokumentární zdroje, zpracování dat atd. Cíle těchto institucí jsou však obecně stejné: získávat, shromažďovat, zpracovávat, organizovat informace o všem. informace přístupné, poskytují aktuální, relevantní, spolehlivé a kvalitní informace.
Pokud se jejich velikost může lišit v závislosti na společnostech nebo organizacích, ve kterých existují, jsou informační dokumentační služby přesto strategickými službami, protože informace (ekonomické, politické, obchodní, technologické atd.) Jsou pro společnosti zásadním zdrojem, který vede mnoho z je integrovat do své dokumentační služby monitorovací funkci .
Informace, které zpracovává dokumentace, podléhají všem druhům zákonů, které formují postupy informačních profesionálů. Na dokumentaci se skutečně vztahuje mnoho právních textů: zákon o ochraně údajů (který se týká knihovníka v jeho vztahu s uživatelem), zákon o přístupu k administrativním dokumentům , zákony upravující duševní vlastnictví ( autorská práva , práva na reprodukci, práva na obrázky ) , zákonné uložení a přenos do archivů atd. Aniž bychom zapomínali, že internet a databáze používané těmito odborníky podléhají také vnitrostátním a mezinárodním právním předpisům.
Dokumentární produkty vytvořené dokumentační službou tedy musí splňovat všechny tyto zákony.
Například tiskové panorama je definováno jako „všechna vyobrazení nebo reprodukce, v celém rozsahu nebo ne, článků publikovaných v různých tiskových publikacích věnovaných jednomu nebo více tématům, vytvořených podle stanovené periodicity a zpřístupněných po omezenou dobu. “. Podléhá tedy právu na rozmnožování, a je proto nutné získat od Francouzského střediska autorizační smlouvu na využívání práv na kopírování (CFC) a platit autorská práva, aby bylo možné legálně mít právo je produkovat. To často vytváří právní a finanční bolesti hlavy pro osoby odpovědné za dokumentační služby. Ve skutečnosti musí být knihovníci a informační a dokumentační profesionálové ostražití, protože jejich profesní odpovědnost může být zpochybněna, zejména v případě stanovení cen za dokumentární služby (uživatel za zaplacenou cenu očekává kvalitní službu).
Aby se zabránilo jakékoli chybě (například šíření nepravdivých informací), je nutné, aby se odborníci průběžně informovali o stavu zákona, prováděli kontroly kvality a určovali priority ve vztahu ke službám a uživatelům.
Archivy jsou souborem dokumentů vedených za účelem prokázání práv nebo vydávání svědectví o určitých činnostech. Metonymií označují také místo, kde jsou tyto dokumenty uchovávány (budova nebo skladovací místnost nebo instituce odpovědná za jejich ochranu nebo správu).
Archivy jako místo konzervace: budova městského archivu Brive-la-Gaillarde.
Kromě toho, že jsou prostředkem k prokázání a záruce práv, mohou archivy představovat zdroje pro historika nebo pro kohokoli, kdo chce znát minulost. Za účelem podpory historického výzkumu a transparentnosti činností státy postupně organizovaly archivní služby přístupné veřejnosti a stanovily, že jejich správní orgány musí po uplynutí jejich funkčního období přenést na tyto služby dokumenty, které vytvořily.
Archivy spravují a organizují archiváři .
Archivní věda je věda, která řídí principy a techniky týkající se správy záznamů. Je to jedna z disciplín účastnících se informačních věd.