V informační vědě se autorita (nebo autoritní záznam nebo forma autority ) používá k jednoznačné identifikaci osob nebo jiných konceptů ak usnadnění vyhledávání v knihovních katalozích.
Orgán je tvořen alespoň jednou zachovanou formou „autoritativní“, odtud název, po vzoru původního anglického výrazu „ kontrola autority “.
Původ autorit sahá do katalogů knihoven, nejprve ve formě tištěných knih, poté ve formě karet (srov. Katalogy na kartách ). V těchto dvou případech jsou dokumenty obecně přístupné ve třech rejstřících: název, autor a předmět. Autor a předmět indexuje zejména seskupení konceptů, které mohou přijmout různá jména: „Molière / Poquelin, Jean-Baptiste“, „bicykl / kolo“ atd. Aby byly všechny dokumenty autora nebo subjektu uloženy na stejném místě v zásuvkách katalogu pro uživatele, byly zavedeny křížové odkazy. Osoba hledající pod „Poquelin“ tedy musí najít poznámku označující, že všechny dokumenty jsou pod „Molière“. Tímto způsobem to zabrání knihovně duplikovat bibliografické referenční listy na několika místech, což by představovalo problémy se správou - prostý fakt, že mají tři rejstříky název, autor a předmět, již implikují opakování stejné informace třikrát.
S automatizací systémů a vznikem systémů pro správu knihoven (BMS) v 70. letech byla tato operace poprvé reprodukována identicky na virtuálních rozhraních: v počítačovém katalogu může uživatel listovat v konkrétních rejstřících formulováním vyhledávání obsahujícího pouze první písmena konceptu ( např. „poquelin j“) a podívejte se na seznam všech osob s uvedením zachovaných formulářů a formulářů zamítnutých (křížové odkazy). V back-office jsou úřady spravovány v rámci konkrétních záznamů knihovníky.
Později, v roce 2000, byly pokročilé vyhledávací funkce, včetně vyhledávání podle indexu, marginalizovány na základě principu jednotného vyhledávacího panelu, který následoval po úspěchu modelu Google. To lze vysvětlit zejména demokratizací přístupu k informačnímu výzkumu - přímým důsledkem demokratizace webu - a nárůstem vyhledávačů. Role autorit v knihovnách má proto tendenci se měnit: různé formy jména, namísto toho, aby byly prezentovány jako odkazy v rozhraní, jsou přímo a automaticky indexovány do všech bibliografických záznamů spojených s příslušnou autoritou. Ve skutečnosti již není nutné pro přístup k dokumentům nejprve najít správnou formu jména: bez ohledu na to, jakou formu hledáte, jsou dokumenty přímo přístupné.
S vydáním referenčního modelu knihovny v roce 2017 byl koncept autority zcela revidován podle modelu vztahu mezi entitami. Osoby nebo jiné pojmy související s bibliografickými záznamy lze popsat jako dokumenty v záznamech (tj. Entity) samy o sobě, a to nejen prostřednictvím přijatých a odmítnutých formulářů. Lze zadat mnoho dalších informací, například členy rodiny osoby. Tyto entity jsou identifikovány především identifikátory. Různé formy jmen jsou zastoupeny prostřednictvím konkrétního subjektu nomen .
Orgán se skládá zejména z následujících prvků:
Některé orgány jsou vícejazyčné; v tomto případě tedy může existovat zvolená forma pro každý jazyk. V katalogu se u dokumentu vždy zobrazí zvolená forma jeho autora nebo subjektu. Toto je jedinečné a umožňuje zejména rozlišit dvě homonyma přidáním dat života nebo jiného kvalifikátoru.
Autorizační záznamy lze použít k identifikaci lidí, společností, zeměpisných jmen, děl, objektů a konceptů.
Úřady se používají v katalogech knihoven , souborech, databázích a informačních systémech . Pečlivá katalogizace děl nyní umožňuje vylepšit autoritní záznamy, zejména identifikací duplikátů a jejich hlášením příslušným knihovnám, zejména BnF .
Úřady, které se původně používaly v knihovnách, se také používají při popisu archiválií nebo při správě digitálních práv .