Život dokument cyklus nebo cyklus informace život je koncept, ve správě dokumentů a archivaci , které jsou popsány jednotlivé etapy existence záznamů, dokumentů či dat , z výroby informacemi (vytváření nebo příjmu) až do jeho konečného osudu (odstranění nebo dlouhodobém termín uchování pro pamětní účely).
Fáze tohoto cyklu se liší podle archivních tradic.
"Životní cyklus závazného dokumentu je organizován kolem dvou hlavních událostí, které mění jeho stav nebo hodnotu: validace, která mu dává plný závazný účinek, a událost, která spouští výpočet konce data uchování ."
"Před svou validací dokument často prochází několika státy, což je tolik papírových dokumentů nebo digitálních souborů, které je třeba spravovat s ohledem na to, co by měl být finalizovaný dokument: pravidla pojmenování, správa verzí, řízení distribuce." Životnost archivovaného dokumentu přerušují další události: konzultace, které mohou generovat kopie tohoto dokumentu, změny v umístění (v závislosti na frekvenci používání a nákladech na skladování nebo přístup), technologické migrace nebo obnovy po zhoršení dat.
Některé externí události mohou vést k úpravě životního cyklu archivovaného dokumentu, například: hodnota dokumentu je po sporu rekvalifikována; původní médium je náhodně zničeno a je nahrazeno kopií, která se stane náhradní kopií. "
Z hlediska správy záznamů jsou fáze cyklu shrnuty následovně:
Fáze jsou zde určeny termíny, které v zásadě určují akci pro zpracování dokumentů, které změnily stav.
Teorie ze tří věkových kategorií archivu rozlišuje tři hlavní fáze informační aktivity:
Tuto teorii odhalil a popularizoval ve Francii Yves Pérotin v roce 1961, poté ji převzal zbytek frankofonního světa a několik latinskoamerických zemí.
Ve Francii musí být konečné archivy veřejných osob, ať už jde o místní orgány nebo decentralizované státní služby , převedeny do resortních archivů zeměpisné oblasti, kde se nacházejí. Obce s více než 2 000 obyvateli mohou vytvářet služby ad hoc, ve kterých mají všechny své archivy pod kontrolou státu. Konečné archivy ústředních státních správ a veřejných zařízení s národní jurisdikcí musí být umístěny v národních archivech .
V pořadí tří věků:
Tyto zjevné rozdíly ilustruje níže uvedený diagram ilustrující rozdíly v koncepci mezi frankofonním světem a anglicky mluvícím světem (podle Marie-Anne Chabin ).
Než se koncept životního cyklu objeví v současné podobě, je dokument zvažován podle dvou kritérií, prvním je jeho užitečnost při správě. Druhý odpovídá jeho funkci svědectví. 40. a 50. léta byla rodištěm teorie tří věků . Zvyšuje se množství archivů a v této době je koncipována teorie tří věků. Koncept je charakterizován pojmem informace ze 70. let. V 80. letech jej přirovnává k živé bytosti Ira A. Penn .
Tento rozpor mezi různými modely životního cyklu vyvolal dlouhou kontroverzi mezi funkcemi správy záznamů a funkcí archivace v příslušných severoamerických kruzích. To vedlo k pojmu kontinuum záznamů , poprvé obhájeného v článku z roku 1986 Jayem Athertonem v časopise Archivaria pod názvem Od životního cyklu k kontinuu: Některé myšlenky na správu záznamů - Archivní vztah (du cycle de life on the kontinuum: some myšlenky na vztah mezi správou záznamů a archivy).
Zachování obsahu, zejména ve formě dat, stěží zapadá do návrhu životního cyklu. Organizaci tedy usnadňuje alternativní model, kontinuum záznamů .
Navrhuje se asociace mezi myšlenkou postmoderny a myšlenkou kontinua. Kontinuum a životní cyklus mají dopad na samotnou práci archiváře. U modelu kontinua záznamů nezáleží na tom, zda je dokument na začátku nebo na konci životního cyklu, protože na rozdíl od předchozího modelu se jedná o stejného profesionála. Studijní programy musí být odpovídajícím způsobem upraveny, protože úkoly archiváře nyní zahrnují správu dokumentů ve všech fázích činnosti. Rozvoj principu kontinua zcela nevyvrací teorii tří věků ve Francii a Quebecu . Zákony na obou stranách Atlantiku to ve své terminologii skutečně obsahují.
Nezávisle na kontroverzích, které mezi správci záznamů a archiváři vyvolala představa životního cyklu , postupná transformace dokumentů na digitální dokumenty také podkopala „klasickou“ sekvenci životního cyklu. Obecně dematerializace dokumentů implikuje de facto zmizení mezilehlé archivní fáze a následně potřebu přiřadit konečný osud, jakmile bude vytvořen digitální dokument. Kromě toho velmi komplikuje různé stavy dokumentu během jeho aktivního období. Různé fáze lze tedy rozdělit na dílčí fáze, které mohou existovat také paralelně, například:
Capture / Create: Capture / create paper, email, graphics files, database, etc.
Kontrola / validace: Projekt, kontrola, skupinová kontrola, validace, finální verze, revidovaná verze atd.
Publikace / šíření: tištěná publikace, webové vysílání, e-mail, elektronická média atd.
Úložiště / uchovávání: Online, blízké, offline úložiště, archivace v SAE atd.
Důsledky digitalizace pro celý životní cyklus jsou stále předmětem mnoha debat.
Archivní dokument je odpovědný za reakci na zásadu respektování finančních prostředků a má zvláštní povinnost být autentický. Jinými slovy, jeho původní podoba musí být zachována a nesmí být měněna po celou dobu svého životního cyklu. Digitální technologie, protože transformuje dokumenty na diskrétní a manipulovatelné jednotky, však představuje výzvu týkající se autenticity a integrity dokumentů. Samotná podstata digitálního dokumentu vnímaného jako soubor manipulovaných a manipulovatelných dat proto tento princip oslabuje. Digitální soubory jsou náchylné k poškození, ale také ke snadnějšímu kopírování do té míry, že ztratí ze zřetele původní dokument. Úkolem je proto předcházet a kontrolovat tato možná ohrožení pravosti dokumentu. Nyní se tedy zdá nutné zavést účinné metody důvěrnosti a zabezpečení, aby bylo možné lépe spravovat přístup k datům a zajistit jejich spolehlivost. Je také nutné naplánovat a zvolit osvědčený model ochrany, a to navzdory výzvám způsobeným množením médií, formátů a umístění úložiště, všech technologií, jejichž udržitelnost je obtížné vypočítat.
Je samozřejmé, že digitální záležitosti se netýkají pouze digitálních dokumentů, ale také všech typů dokumentů. Všechny fáze životního cyklu dokumentu jsou stále více ovlivňovány digitální technologií, která prochází transformacemi, pokud jde o vytváření, distribuci, konzultace, používání a zachování archivů.