Správa elektronických dokumentů ( EDM nebo anglický DMS pro systém správy dokumentů nebo EDM pro správu elektronických dokumentů ) se týká procesního počítače, který definuje, navrhuje, vyrábí, organizuje, rozšiřuje a spravuje informace a papírové dokumenty nebo elektronické dokumenty v rámci organizace . Termín EDM také označuje software umožňující správu tohoto dokumentárního obsahu.
EDM implementuje hlavně akviziční systémy (příklad použití: hromadná digitalizace papírových dokumentů), indexování, klasifikace , ukládání informací , přístup (navigace a vyhledávání) a šíření dokumentů. EDM se tak účastní procesu spolupráce, kapitalizace a výměny informací. Bere v úvahu potřebu spravovat dokumenty podle jejich životního cyklu , od vytvoření po archivaci, včetně kontroly, elektronického schválení a správy různých verzí.
Řešení a projekty EDM mohou organizacím, ať už soukromým společnostem nebo správě, umožnit rychlé zvýšení kvality a nákladů. Například návratnost investice do „standardního“ projektu dematerializace faktur je kratší než jeden rok.
GED má klasifikační / navigační funkce a také vyhledávač, který umožňuje najít spravovaný obsah pomocí zobrazení, strukturovaných nebo fulltextových vyhledávání („ fulltext “).
V elektronické správě dokumentů existují čtyři hlavní kroky: získávání, zpracování, ukládání a šíření. K distribuci nových dokumentů je třeba přidat pátý krok: design.
Akvizici lze provést:
Papírové dokumenty pak mohou být zničeny (buď proto, že je nezajímají, nebo protože je důkazní hodnota elektronických kopií jistá) nebo archivovány . Buďte však opatrní, pokud jde o veřejné archivy, elektronická kopie dokumentu nemusí nutně povolit jeho zničení;
Bez ohledu na to, jakým způsobem dokument vstupuje do systému správy, může často projít ověřovacím řetězcem nebo pracovním tokem , aby dosáhl konečné verze schválené příslušnými uživateli. Pracovní postup spojený s validací dokumentu lze konfigurovat a bere v úvahu přístupová práva a profily uživatelů systému; nejčastěji to ovlivňuje stav, verzi a viditelnost dokumentu.
Indexace představuje popis dokumentu a jeho obsahu s cílem usnadnit jeho použití. Rychlé vytvoření dokumentů je podmíněno vytvořením indexového schématu. V tomto ohledu rozlišujeme:
Problém skladování je nevyhnutelný. Nezohlednění tohoto aspektu může vést ke kritickým situacím. Problémy jsou následující:
Distribuci dokumentů lze provést prostřednictvím internetu nebo intranetu. Někteří prodejci softwaru EDM nabízejí prohlížení tenkých klientů, které poskytuje celou nebo část funkcí prohlížení a indexování dokumentů ve webovém prohlížeči . Podle studie serdaLAB je hlavní motivací projektů správy elektronických dokumentů zlepšení přístupu k informacím a jejich sdílení.
V rámci elektronické správy dokumentů umožňuje analýza nestrukturovaného obsahu (v angličtině Analýza obsahu nebo Analýza obsahu ) přechod od správy k oceňování dokumentů. Analýza obsahu spočívá v extrakci srozumitelné a srozumitelné formy informací z této masy informací. Syntaktická , sémantická a morfologická analýza obsahu a odsouhlasení jsou poté možné s přihlédnutím k identifikaci výjimek. Výsledek této práce by nebyl slyšet bez implementace reprezentačních systémů, které umožňují postupnou a vícerozměrnou navigaci v extrahovaných znalostech. Toto ocenění nabízejí řešení pro analýzu digitálního obsahu. Transformace dokumentů na indikátory, indikátory do trendů, trendy do situací, situace do rozhodnutí, představuje výzvu trhu Content Analytics.
EDM je především implementace metodiky (spolupráce) práce. Malá, střední nebo velká organizace, která by EDM zobrazovala pouze z pohledu softwaru, by riskovala obrovskou finanční ztrátu. Právě efektivní implementace této metodiky je zárukou úspěchu řešení EDM, nikoli „jediný“ produkt, který slouží pouze jako „podpora“ této metody. Aby bylo každé řešení EDM správně aplikováno a efektivní, vyžaduje, abychom ve vztahu k investici do softwaru věnovali rozpočet „podpůrné a implementační služby“.
Přestože je drtivá většina společností, zejména malé a střední podniky a VSE, stále málo známá, EDM je skutečným ekonomickým problémem. Může zlepšit ziskovost přibližně o 3 až 5% (z obratu) . Rush EDM vychází z nákladů na komponentu (zpracování, výrobu, skladování, výzkum atd.) Zvanou „ papír “ ve společnosti.
Je důležité si uvědomit, že rozmanitost „kontejnerů“ nebo zdrojů dat nestrukturovaných nebo polostrukturovaných znamená, že problémy spojené s GAD jsou stále složitější. Společnosti musí skutečně zohlednit rostoucí objem obsahu nebo dat z webových aplikací , systémů elektronických zpráv (okamžitých i jiných), elektronických formulářů nebo katalogů, nových forem aplikací pro spolupráci, jako jsou wiki nebo blogy , nebo dokonce aplikací „rich media“ včetně videozáznamy a zvuk.
Bezpapírový (průchod z informačního nosiče z papíru v elektronickém médiu), je základem návrhu GED. To je často prezentován jako výhoda z environmentálního hlediska , neboť by se měl snížit spotřebu z papíru . Ve skutečnosti to není tak jednoduché, protože pokud vezmeme v úvahu zásoby spotřebovaných přírodních zdrojů ( dřevo v případě papíru , kovy v případě elektronických zařízení ) a vyprodukovaný odpad ( odpadový papír na jedné straně), elektronika odpad na straně druhé) a papírový odpad, který se nadále produkuje, není zřejmé, že celkové výsledky jsou z hlediska materiálových nákladů příznivé .
Francouzský trh EDM a správy obsahu dosáhl v roce 2008 výše 1,1 miliardy EUR, což je nárůst o 8% ve srovnání s rokem 2007. V roce 2009 představovaly největší podíl na trhu integrátoři a společnosti poskytující IT služby. 83%, vydavatelé softwaru 16% trhu a poradenské společnosti představovaly pouze 1%.
Trh se nadále rozšiřuje. Podle předpovědí Global Market Insights se očekává růst o více než 15% a v roce 2024 dosáhne více než 5 miliard eur.
Počátky EDM lze spatřit již ve 40. a 50. letech .
Vannevar Bush si v roce 1945 představil základy stroje zvaného Memex , který umožňoval archivovat, propojovat a anotovat multimediální dokumenty, přednastavovat EDM a hypertextové odkazy . V roce 1951 položila Suzanne Briet první základy indexování prostřednictvím produkce dokumentárních metadat: rozdělila knihu na více elementárních celků a představila pojem „sekundární dokumenty“ a „interdokumentární“ obsah. Dále se domnívá, že dokument je „objektem, který informuje bez ohledu na jeho podstatnou podobu“.
Termín GED se objevuje v 80. letech 20. století k označení automatizace vyhledávání tištěných dokumentů ve sbírkách. Michael Buckland ukazuje zejména dopad počítače na správu knihoven a vyhledávání informací.
První základy nástrojů pro správu elektronických dokumentů se objevily na konci 80. a 90. let.
V roce 1995 se první software vyvíjený pro EDM nazýval Taurus . Tento dokumentární software vytvořený pro potřeby technické dokumentace má také tu zvláštnost, že byl prvním softwarem přímo vyvinutým pod Windows; dříve byl software vyvíjen pod MS-DOS. To bylo vynalezeno Jacquesem Guérinem. Jedním z největších projektů realizovaných díky softwaru Taurus spočívalo v digitalizaci , klasifikaci, ukládání a archivaci 740 000 dokumentů tvořících registry občanského stavu radnice v Bordeaux. Krok dematerializace registrů trval 6 měsíců a stál více než 3,5 milionu franků. Umožnilo to uložit původní dokumenty a vylepšit vyhledávání informací obsažených v těchto registrech.
Mobilita je pro vydavatele správy obsahu osou vývoje a diferenciace. První řešení pro správu mobilního obsahu se objevila v roce 2009.
Řešení pro správu obsahu integrují stále více funkcí pro spolupráci, jako je možnost vytváření komunit a výměna informací a dokumentů. Rozvoj bezpapírové správní rady je zajímavým příkladem v podnikání.
Stále představují malý podíl na trhu, řešení správy obsahu s otevřeným zdrojovým kódem se prosazují. Vydavatelé s otevřeným zdrojovým kódem mají pětkrát vyšší tempo růstu než vlastní vydavatelé.
Objevují se také nové trendy, zejména v oblasti SaaS (Software jako služba) se vznikem konkrétnějších řešení, jako je software pro shromažďování dokumentů.
Kolem profesí správy obsahu je sdružení profesionálů: e-Futura (APROGED byl uveden do povinné likvidace).
Pro profesi pracují další asociace a federace: Xplor France, FNTC , FedISA.