Pojmy „městské archivy“ a „městské archivy“ označují současně:
Tyto archivy se také nazývají „místní archivy“ nebo „místní vládní archivy“ ( italský Archivi di enti locali , španělský Archivos de la administración local ).
Právní rámec a organizace obecních archivů často upravují větší územní obvody ( departementy ve Francii, kantony ve Švýcarsku). Někdy existují obecní předpisy, které více či méně přesně definují fungování jejich archivů. Například zákon města Lucemburku z roku 1988 stanoví, že „Vysoká škola starostů a konšelů zajišťuje úschovu archivů, titulů a registrů občanského stavu; sepisuje soupisy ve dvojím vyhotovení, jakož i listiny a jiné staré dokumenty obce a brání tomu, aby byla jakákoli část vyňata z depozitu “ .
Takto archivní služba francouzského oddělení Seine-et-Marne definuje roli městských archivů: „Městské archivy tvoří paměť obce. Jejich ochrana zaručuje dobré správní řízení obce, zejména za účelem ospravedlnění jejích práv. Umožňují také sledovat jeho historii v článcích, publikacích, výstavách nebo prostřednictvím internetu a podílet se na vytváření sociálních vazeb v rámci komunity “ .
Po přeskupení nebo rozdělení obcí může archivní služba shromažďovat dokumenty týkající se několika bývalých obcí. Místní společnosti a soukromé osoby tam někdy také ukládají své archivy. Příklad v Montreux (Švýcarsko): „Archiv Montreuxu uchovává písemné a grafické dědictví bývalých obcí Planches a Châtelard (1269-1961), Montreux (od 1962) a Správního kruhu Montreux (1429-1962) )), jakož i více než 80 soukromých sbírek vztahujících se k historii Montreux “ .
Městské archivy se značně liší velikostí a jejich fond je velmi různorodý. Staré archivy obcí jsou někdy uloženy v archivech správ pokrývajících větší území ( resortní archivy ve Francii, kantonální archivy ve Švýcarsku).
Archivy města Kolín nad Rýnem ( Historisches Archiv der Stadt Köln ) se někdy nazývají „Největší městský archiv severně od Alp“ s poloměrem 30 km . Tyto archivy byly bohužel oběťmi kolapsu budov v roce 2009 (v roce 2015 na jejich obnově pracuje 65 lidí).
Městečko jako Carouge ( kanton Ženeva ve Švýcarsku) uchovává kolem 400 lineárních metrů archivů. Malá venkovská obec může mít jen několik stop záznamů.
Některé příklady listin vedené v obecních archivech, na XI th na XX tého století.
Právo na mince , město Schaffhausen ( Švýcarsko ), 1045 .
Folio 36 Přední strana cartulaire AA 84 Douai, provedena mezi počátku XIV th století a začátkem XVII th století.
Seznam trestních věcí, City of Los Angeles ( USA ), 1839 .
Gunners německy, Toulouse komunální Archives ( Francie ), 1914- 1918 .
Některé příklady budov městského archivu v abecedním pořadí.
Místnost pro archivy, radnice v Bordeaux .
Archiv Brive-la-Gaillarde .
Čítárna, archivy v Marseille .
Archiv města Štrasburk .
Archiv Trinidadu (Kuba) .