V archivech je vyhledávací pomůcka (nebo vyhledávací nástroj ) nepřímým vyhledávacím systémem pro sadu dokumentů, který popisuje jejich obsah.
Je určen pro diváky z různých prostředí a jeho cílem je umožnit vědcům rychle vyhledat užitečné informace, které potřebují.
Vyhledávací pomůcka poskytuje více či méně podrobné informace o obsahu každého článku (článek je základní intelektuální a hmotnou jednotkou archivů označenou symbolem ).
Podporu zjištění je vypracována a v případě potřeby se aktualizují archiváři dotyčné služby archivu. Může mít podobu knihy , souboru nebo databáze . Je obecně k dispozici pro bezplatnou konzultaci ve studovně, nejčastěji v multigrafické podobě nebo v tištěné podobě pro nejstarší a pro ty, které se vztahují k uzavřeným fondům, to znamená, že nelze zvýšit.
Vypracování nálezových pomůcek podléhá mezinárodní standardizaci z podnětu a v rámci Mezinárodní rady pro archivy . Prvním z těchto standardů je Obecný a mezinárodní standard pro archivní popis , známější pod zkratkou svého názvu v angličtině ISAD (G) . Poté byly vyvinuty standardy pro autoritní záznamy týkající se komunit, jednotlivců a rodin (standard, jehož zkratka je ISAAR (CPF) , přijatá v roce 1995), a pro popis funkcí produkce jednotlivců a organizací. Dokumenty ( ICA-ISDF , publikované v 2008).
Tyto standardy popisu byly přepsány do počítačového jazyka ( XML nebo RDF ), aby umožňovaly zveřejňování výzkumných nástrojů na webu a výměnu mezi institucemi. Mezi těmito standardy kódování najdeme zejména DTD EAD , EAC-CPF a EAG, později standard RiC pro sémantickou grafickou reprezentaci .
Vyhledávací pomůcka může být více či méně přesná, v závislosti na archivní službě a na tom, zda se nástroj týká všech zadržených fondů, konkrétního fondu nebo jeho části.
Existuje mnoho typů vyhledávacích pomůcek v závislosti na zájmu fondů a potřebách veřejnosti, vědeckých požadavcích a zdrojích, které jsou k dispozici pro jejich napsání.
Cílem syntetických vyhledávacích pomůcek je poskytnout obecnou orientaci veřejnosti v archivech. V závislosti na jejich formě a přesnosti se jim říká „adresář archivů“, „katalogy sbírek“, „prohlášení o podílech“ nebo „průvodci“.
Analytickými vyhledávacími pomůckami jsou dokumenty, které poskytují veřejnosti více či méně přesný popis obsahu archivních fondů (složky, exponáty), které mohou následně požádat o nahlédnutí. Ve Francii a Quebecu obecně rozlišujeme adresář od inventáře podle úrovně přesnosti v popisu:
Tyto vyhledávací pomůcky mohou být doprovázeny rejstříky , seznamy autorit nebo tezaury . K navigaci mezi různými jednotkami se používají klasifikační rámce (rámec organizující archivy) a klasifikační struktury (odrážející v archivech činnosti a fungování orgánu ). Vzhledem k jejich ústřední roli pro archiváře někdy mluvíme o „nástrojích pro správu“.
Ve stejné archivní službě a pro stejnou archivní sbírku může koexistovat několik typů vyhledávacích pomůcek, v závislosti na potřebách, ale také jako odkaz minulé archivní práce. Na archivních portálech tyto různé typy mají tendenci mizet pro veřejnost.
Za účelem podpory archivního výzkumu mezi různými institucemi někdy propojily své výzkumné nástroje v rámci archivního portálu (de) přístupného na webu.