Records Management (nebo řízení obchodních dokumentů nebo pro správu dokumentů nebo spisové službě ) je systém pro správu informací a zaznamenal organické - dokumenty a údaje - prokazující obchodní (včetně profesionální) pod číslem libovolném formátu.
Ve frankofonním světě neexistuje shoda ohledně překladu výrazu Správa záznamů a francouzské verze různých mezinárodních standardů, které jej používají k překladu záznamů do dokumentů, archivovaných dokumentů, dokumentů o činnosti nebo dokumentovaných informací. Podobně francouzská verze nařízení o ochraně údajů Evropské unie (RGPD) překládá slovo čtyřmi různými způsoby v závislosti na kontextu: soubory, archivy, registry a záznamy. V běžné angličtině ve skutečnosti záznamy označují jakýkoli typ dokumentu, o čemž svědčí výraz Public Record Office, který dlouho označoval Britský národní archiv. V souvislosti se správou záznamů získalo toto slovo právní konotaci, což znamená, že se vztahuje pouze na dokumenty, které byly ověřeny nebo zaznamenány a získaly tak důkazní hodnotu, zatímco výrazový archivační materiál byl přijat archivními odborníky ke specifickému označení dokumentů uchovávány pro historické účely specializovanými službami. Překlad záznamů jako „nahrávání“, jak se stále dělá příliš často, je proto chybou.
Správa archivních dokumentů je „oblastí správy, která je odpovědná za účinnou a systematickou kontrolu tvorby, příjmu, údržby, používání a poskytování dokumentů, včetně procesu zadávání dokumentu. Informace a důkazy o podnikání a transakcích“ . Spočívá v identifikaci, klasifikaci, archivaci, uchování a někdy i zničení dokumentů vybavených určitou právní hodnotou. Jejím cílem je efektivně a systematicky organizovat všechny dokumenty nebo údaje, které společnost může potřebovat k ospravedlnění své činnosti, s cílem sledovatelnosti , integrity, bezpečnosti a udržitelnosti informací, ale také souladu s požadavky.
ISO definuje archivní záznamy jako „informace vytvářené, přijímané a udržované jako důkaz, organizací nebo osobou, v případě soudního řízení, zákonné povinnosti nebo za účelem podnikání“.
Výbor o elektronických záznamech z Mezinárodní rady pro archivy definuje archivní záznamy jako „konkrétního kusu informací zaznamenaných, generována, shromážděné nebo obdržené v zahájení, vedení nebo výkonu činnosti, a který obsahuje obsah , kontext a strukturu dostatečný pro poskytnout důkaz nebo demonstraci této činnosti. “
I když je archivní záznam často ztotožňován se záznamem v jeho tradiční podobě, může to být jak hmotný objekt, tak digitální informace, která má pro organizaci hodnotu. Například kancelářské dokumenty, obsah databází nebo webových stránek nebo intranetu, data aplikací a e-maily jsou archivní dokumenty.
Dokumenty se vyznačují:
Jejich životní cyklus lze popsat takto:
Vedení Records byl vyvinut ve Spojených státech po druhé světové válce . Tuto představu popularizoval francouzský archivář Yves Pérotin v 60. letech .
Cílem je zaručit existenci a přístupnost dokumentů, jejich autenticitu , spolehlivost a integritu a umožnit jejich použití.
Systém správy archiválií často pomáhá při archivaci a každodenní správě archiválií během jejich životního cyklu. Takový systém může být založen na papíře (např. Kartotéční lístky se používají v knihovnách ) nebo na počítačovém systému , jako je GED .
Hlavní funkce tohoto systému jsou:
Podle ISO 15489 " Správa záznamů " zveřejněného vŘíjen 2001 a jehož poslední verze pochází z roku 2016, to zahrnuje:
Normu ISO lze doplnit kompendiem požadavků na organizaci archivace vydaným DLM Forum pod názvem MoReq , jehož poslední verze vyšla v roce 2011.
Norma ISO 15489 je také doplněna dvěma doplňkovými normami:
Skartační plán , také nazývá třídění tabulky, řeší „životnost“ dokumentů, v souladu s právními nebo historických kritérií. Používá se k určení hodnoty dokumentu (primární nebo sekundární hodnota). Primární hodnotou dokumentu je důvod, proč by si jej měl producent nebo držitel dokumentu uchovat z administrativních, právních nebo finančních důvodů. Sekundární hodnota vyplývá z historického zájmu dokumentu.
Fyzická správa archivních dokumentů zahrnuje širokou škálu oborů. Dokumenty, ať už jsou jakékoli, musí být klasifikovány a indexovány : je to základní materiální nutnost. Jejich intelektuální zvládnutí navíc vyžaduje dovednosti v právu, historii, inženýrství a koordinaci různých odborných znalostí.
Obecné zásady správy záznamů platí pro všechny formáty dokumentů. Digitální dokumenty však způsobují zvláštní problémy. Je obtížnější zajistit, aby obsah, kontext a struktura dokumentů byly zachovány a chráněny, pokud dokumenty nemají fyzickou existenci.
Na rozdíl od archivních papírových dokumentů nelze digitální dokumenty číst bez počítače nebo jiného zařízení. Funkční kritéria týkající se počítačových systémů, které lze použít ke správě digitálních archiválií, vydalo ministerstvo obrany Spojených států ( „ DoD 5015.2 “ ( Archiv • Wikiwix • Archive.is • Google • Co dělat? ) ), Britové Národní archivy [1] a Evropská unie prostřednictvím MoReq ( vzorové požadavky na správu elektronických dokumentů a záznamů ).
Vyvstávají otázky ohledně schopnosti uchovávat, dlouhodobě vždy zpřístupňovat a číst digitální dokumenty. Ke čtení digitální archiválie vyžadují kombinaci verze softwaru a počítačového systému ; riziko pochází z rychlosti, jakou se technologie mění. K řešení tohoto problému se provádí mnoho výzkumů. Kompletní a integrovaná správa počítačových archivů představuje pro archiváře devadesátých let velkou výzvu.
Od roku 2005 a díky přísnějším předpisům vzrostl zájem společností o správu archivních dokumentů. Zatímco vlády nebo právnické a lékařské profese mají historickou praxi organizování archivních dokumentů, vedení záznamů v podnicích není příliš standardizované. Kromě toho skandály, jako jsou skandály Enron Corporation / Arthur Andersen , a v poslední době zničení archivních dokumentů ve společnosti Morgan Stanley obnovily zájem o právní užitečnost archivních dokumentů společnosti a prevenci soudních sporů. Zákony, jako je Sarbanes-Oxleyův zákon ve Spojených státech, podnítily standardizaci postupů správy archiválií ve společnostech. V 90. letech proběhla mezi správci dokumentů a IT specialisty řada výměn za účelem lepšího splnění zákonných požadavků a lepšího předvídání rizik.
Soukromí , ochrana dat a krádež identity se staly hlavním zaměřením pro správce záznamů. Jejich role při ochraně archivních dokumentů v podnikání je často vedla k tomu, aby těmto problémům věnovali pozornost. Potřeba zajistit, aby osobní údaje nebyly uchovávány déle, než je povoleno, si vyžádalo stanovení harmonogramů uchovávání s uvedením doby, po které mohou nebo musí být archivní dokumenty zničeny.
Ve Francii byl zákon o důkazech upraven zákonem 2000-230 ze dne13. března 2000a prováděcí vyhláška (viz zákon o důkazech v oblasti informačních technologií ve Francii ).
Systém správy archivních záznamů je počítačový program (nebo soubor programů) používaný ke sledování a ukládání záznamů. Tento termín se liší od termínů systémů pro správu obrázků a dokumentů, které se specializují na pořizování obrázků a správu dokumentů. Systémy pro správu archivních dokumentů běžně nabízejí vysokou úroveň zabezpečení a funkčnost auditu přizpůsobenou potřebám správců archivních dokumentů.
Ve stejné souvislosti je vhodné hovořit o dvou pojmech souvisejících v tomto ohledu, kterými jsou EDM (Electronic Document Management) a SAE (Electronic Archiving System), přičemž první (EDM) je definován jako soubor hardwarových a softwarových nástrojů pro zajistit správu životního cyklu a všechny odkazy v řetězci zpracování dokumentů. Druhá (SAE) je věnována uchovávání digitálních nebo digitalizovaných dokumentů organizace.
Společnosti se specializují na ukládání archivních dokumentů v papírové nebo elektronické podobě. Poskytují husté a bezpečné úložiště pro archivní papírové dokumenty a mohou poskytnout specifické klimatické podmínky pro skladování citlivých médií jiných než papír.